Ejercicio 5.13. GESTIÓN DINÁMICA DE UN PROYECTO
Existen muchas actividades, desde escribir un libro a construir un buque, que presentan unas características muy similares. Existe en primer lugar un objetivo y unas previsiones de lo que costará conseguir ese objetivo, seguido a continuación de una fase en la que se emplea una cantidad de trabajo y recursos, y por último, con mayor o menor éxito se logra el objetivo deseado.
No obstante, muchos proyectos acaban, en relación con los objetivos iniciales, durando más de lo previsto, costando más de lo esperado y ofreciendo una calidad mucho menor de lo deseado.
Vamos a ver a continuación un modelo para ayudar a comprender los aspectos relacionados con la consecución de un proyecto. Para hacer el proyecto fácil de explicar, vamos a trabajar en un proyecto genérico como diseñar un edificio, aunque el modelo es aplicable a otras muchas situaciones, como desarrollar software, diseñar un nuevo producto, etc.
Los modelos pueden utilizarse tanto para investigar proyectos de construcción, donde la disponibilidad del material es importante, hasta investigaciones científicas en las que la experimentación juega un papel esencial.
En el proceso de conceptualizar y crear el modelo vamos a seguir un procedimiento progresivo. Vamos a empezar con la estructura más simple del problema, para irlo mejorando en sucesivas versiones del modelo. Esta es una técnica útil ya que nos proporciona etapas en las que el modelo nos reproduce bien algunos aspectos de la realidad, a la vez que nos muestra aspectos donde debe ser mejorado. Iremos simulando en cada una de las etapas, y viendo el efecto de los cambios introducidos en relación con la etapa anterior.
En el proceso de creación del modelo utilizaremos el ordenador para que nos muestre con claridad los efectos de los cambios que nosotros estamos haciendo en la estructura del modelo. No obstante, aunque el ordenador es muy eficiente en este trabajo, es importante que nosotros sepamos interpretar las simulaciones que vayamos a realizar y para ello es conveniente que antes de cada simulación tengamos unas expectativas claras de lo que esperamos que ocurra, de forma que los resultados del modelo nos sirvan para confirmar o no nuestras expectativas.
Modelo 1. Hacer un trabajo
La característica más fundamental de un proyecto es que hay un trabajo que hacer, y que este se va realizando progresivamente. Vamos a introducir esto en un modelo.
Modelo 2. Parar al acabar las tareas.
Es necesario introducir en el modelo un mecanismo que nos detenga el proceso cuando el proyecto se acabe.
Modelo 3. Incluir los errores
En todo proyecto se producen errores, trabajos que hay que volver a hacer, y estos deben ser incluidos en el modelo. También vamos a modificar la ecuación del Trabajo.
Del modelo 2 al modelo 3 hay un "giro", de forma que dejamos de utilizar la variable "proyecto finalizado" para controlar que no se hagan mas tareas de la previstas. La razón es que observamos que en realidad en muchos proyectos se hacen muchas mas tareas de las inicialmente previstas ya que hay que repetir aquellas tareas que se hicieron mal, o con errores. Por lo tanto esta variable no puede ser un limite para la cantidad de trabajo realizado.
Modelo 4. Descubrir los errores
Los errores que se producen en un proyecto no se descubren inmediatamente, sino cuando van a hacerse otros trabajos posteriores.
Modelo 5. La presión de la fecha de entrega.
En todo proyecto existe una fecha de finalización y entrega, que va a modificar el ritmo de trabajo y la cantidad de los recursos empleados. En esta última versión del modelo ya podemos apreciar con claridad los fenómenos que deseamos estudiar en los proyectos como son la acumulación de errores en las fases finales del proyecto, o la distribución de las tareas del proyecto, que se van incrementando progresivamente a pesar de nuestra programación de cargas de trabajo, y que se prolongan incluso más allá de la fecha de entrega del proyecto.
Con frecuencia lograr que el modelo se halle correcto desde el punto de vista de las unidades obliga a añadir un gran número de variables auxiliares, que en general solo añaden una complejidad innecesaria al modelo. La persona que construye el modelo debe de valorar la conveniencia de añadir o no todas las variables auxiliares necesarias para tener un modelo correcto desde el punto de vista de las unidades.
Una vez que tenemos el modelo correcto podemos emplearlo para realizar diferentes análisis de sensibilidad a variaciones de diferentes parámetros del modelo, como por ejemplo:
a) Un aumento de la Calidad hasta 0.95
b) Disponer de una fuerza de trabajo disponible de 100 o de 150 tareas/mes.
c) Un menor retraso en la detección de los errores, modificando la tabla.
d) Un cambio en la Duración prevista de 10 a 12 meses.
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